Une étude menée aux Pays-Bas révèle une perte de productivité de 7,6% en moyenne par employé, ce qui représente un manque à gagner de près de 19 milliards d’euros par an dû à une mauvaise maîtrise des outils de travail. De plus les employés perdent plus de quinze minutes de travail productif par jour dont 35 pourcents sont due à l’incompétence bureautique. Ce problème ne doit donc pas échapper aux gestionnaires.
Si vous souhaitez mieux comprendre les enjeux des suites bureautiques dans votre entreprise, des formations sont disponibles un peu partout auprès d’organismes indépendants, certains proposant d’autres services comme la gestion de paie par exemple, ou encore la création de sites Internet.
Les suites bureautiques : qu’est-ce que c’est ?
Le terme « bureautique » est apparu en 1976 pour la première fois lors d’un discours de Louis Naugès portant sur les systèmes d’informations numériques. Un arrêté du 22 décembre 1981 de la Commission de Terminologie Informatique française a officiellement intégré ce terme en décembre 1991.
Les suites bureautiques sont l’ensemble des méthodes et moyens appliqués à certaines activités de bureau afin de traiter informatiquement des informations visuelles, écrites, et sonores.
Les logiciels bureautiques sont généralement composés d’un traitement de texte, d’un tableur et d’un logiciel de présentation. Les suites bureautiques les plus connues sont tenues par Microsoft, c’est un fait : Word pour le traitement de texte, Excel pour générer des graphiques et les tableaux de calcul, et PowerPoint pour la diffusion et la création de présentations. Ils doivent être fluides et accessibles en temps réel à l’ensemble des collaborateurs.
Car, la bureautique a pour objectif de fournir des éléments pour améliorer, simplifier et automatiser l’organisation des activités de l’entreprise ou d’un groupe de travail, comme par exemple la gestion des données administrative etc.
Pour une bonne organisation de l’entreprise, la communication est donc de plus en plus importante, c’est pour cela que la bureautique ne se limite plus aujourd’hui à la saisie de notes mais comprend d’autres activités telles que la simplification des échanges d’information, la gestion des documents administratifs, et la manipulation de la base de données etc.
Quelques exemples de suites bureautiques alternatives à Microsoft
Il émerge sur le marché plusieurs suites bureautiques régulièrement. Nous avons choisi ici de vous en présenter quelques unes des plus célèbres suites bureautiques concurrentes de Microsoft. Il existe des formateurs spécialisés sur ces différentes plateformes ; Pour trouver une formation, une petite recherche sur Internet vous permettra d’en trouver.
Les solutions Apple
La suite bureautique gratuite d’Apple est désormais disponible pour tout utilisateur, et pas seulement pour les Mac. Les trois programmes de ce progiciel sont : le traitement de texte Pages, le tableur Numbers (qui dispose également d’une calculatrice intégrée) et l’outil de présentation Keynote, tous accessibles via votre navigateur après vous être connecté au service de cloud computing d’Apple appelé iCloud.
LibreOffice
Très téléchargée, cette suite a de nombreux utilisateurs à travers le monde et elle a quelques avantages indéniables. Alternative à source ouverte (Open Source) parfaite si la fonctionnalité n’est pas trop importante, elle n’est pas payante mais a l’énorme intérêt d’offrir de nombreuses fonctionnalités que la plupart des utilisateurs attendent au quotidien comme la vérification orthographique pour les doc qui coûte généralement plus cher dans d’autres produits comparables.
La Fondation Documents (The Documents Foundation) propose ici une suite bureautique qui a bien l’intention de remplacer Microsoft Office sur le long terme. Ce programme gratuit (basé sur le très fameux et célèbre OpenOffice) comprend tous les outils dont vous avez besoin pour un travail professionnel.
Google Docs
La suite bureautique en ligne de l’entreprise de Mountain View est un guichet unique pour tous vos besoins en matière d’automatisation. En plus de Gmail et d’autres fonctionnalités, vous aurez accès avec ce compte à l’ensemble de l’écosystème Google, notamment à leur combo traitement de texte/éditeur de feuilles de calcul appelé « Google Docs ».
Vous pouvez créer des présentations à partir de Slides ou faciliter la création de formulaires à l’aide de Forms, ce qui fait que même ceux qui ne font pas partie des cercles de techniciens peuvent trouver un intérêt à posséder un tel compte. Assurément, le cloud est ici un réel avantage pour le partage de documents de manière très aisée.
Pourquoi opter pour une formation aux suites bureautiques ?
Les entreprises en France perdent jusqu’à 135 heures de travail en moyenne par an, à cause des mauvais usages de l’informatique.
En vous formant ainsi que vos employés à l’utilisation des suites bureautiques, vous allez améliorer non seulement le bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi sa rentabilité car cela va permettre de diminuer les coûts.
Une personne formée va acquérir de nouvelles compétences, ainsi elle sera beaucoup plus réactive pour réaliser les tâches qui lui sont confiées, elle sera également plus à l’aise dans son travail, de plus vous respectez votre obligation de formation.
Par ailleurs, la mobilité est au centre des enjeux professionnels. Dans l’entreprise, il faut être capable de travailler en équipe même lorsque celle-ci est délocalisée ou en déplacement, c’est le cas avec les commerciaux par exemple. Mais aussi, lors du travail à distance qui actuellement est une organisation plus que jamais appréciée par l’entreprise et les collaborateurs. Ainsi, ils doivent pouvoir accéder et consulter simultanément le même document de travail, et pouvoir y apporter des modifications si nécessaire. Les suites bureautiques sont donc un outil de communication interne à l’entreprise, cela améliore l’organisation de l’entreprise et permet de gagner en efficacité et en productivité.
X.D.
