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Formation aux suites bureautiques : améliorer la communication interne et la productivité de votre entreprise

Une étude menée aux Pays-Bas révèle une perte de productivité de 7,6% en moyenne par employé, ce qui représente un manque à gagner de près de 19 milliards d’euros par an dû à une mauvaise maîtrise des outils de travail. De plus les employés perdent plus de quinze minutes de travail productif par jour dont 35 pourcents sont due à l’incompétence bureautique. Ce problème ne doit donc pas échapper aux gestionnaires.

Si vous souhaitez mieux comprendre les enjeux des suites bureautiques dans votre entreprise, des formations sont disponibles un peu partout auprès d’organismes indépendants, certains proposant d’autres services comme la gestion de paie par exemple, ou encore la création de sites Internet.

Les suites bureautiques : qu’est-ce que c’est ?

Le terme « bureautique » est apparu en 1976 pour la première fois lors d’un discours de Louis Naugès portant sur les systèmes d’informations numériques. Un arrêté du 22 décembre 1981 de la Commission de Terminologie Informatique française a officiellement intégré ce terme en décembre 1991.

Les suites bureautiques sont l’ensemble des méthodes et moyens appliqués à certaines activités de bureau afin de traiter informatiquement des informations visuelles, écrites, et sonores.

Les logiciels bureautiques sont généralement composés d’un traitement de texte, d’un tableur et d’un logiciel de présentation. Les suites bureautiques les plus connues sont : Word pour le traitement de texte, Excel pour générer des graphiques et les tableaux de calcul, et PowerPoint pour la diffusion et la création de présentations. Ils doivent être fluides et accessibles en temps réel à l’ensemble des collaborateurs.

Car, la bureautique a pour objectif de fournir des éléments pour améliorer, simplifier et automatiser l’organisation des activités de l’entreprise ou d’un groupe de travail, comme par exemple la gestion des données administrative etc.

Pour une bonne organisation de l’entreprise, la communication est donc de plus en plus importante, c’est pour cela que la bureautique ne se limite plus aujourd’hui à la saisie de notes mais comprend d’autres activités telles que la simplification des échanges d’information, la gestion des documents administratifs, et la manipulation de la base de données etc.

Pourquoi optez pour une formation aux suites bureautiques ?

Les entreprises en France perdent jusqu’à 135 heures de travail en moyenne par an, à cause des mauvais usages de l’informatique.

En vous formant ainsi que vos employés à l’utilisation des suites bureautiques, vous allez améliorer non seulement le bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi sa rentabilité car cela va permettre de diminuer les coûts.

Une personne formée va acquérir de nouvelles compétences, ainsi elle sera beaucoup plus réactive pour réaliser les tâches qui lui sont confiées, elle sera également plus à l’aise dans son travail, de plus vous respectez votre obligation de formation.

Par ailleurs, la mobilité est au centre des enjeux professionnels. Dans l’entreprise, il faut être capable de travailler en équipe même lorsque celle-ci est délocalisée ou en déplacement, c’est le cas avec les commerciaux par exemple. Mais aussi, lors du travail à distance qui actuellement est une organisation plus que jamais appréciée par l’entreprise et les collaborateurs. Ainsi, ils doivent pouvoir accéder et consulter simultanément le même document de travail, et pouvoir y apporter des modifications si nécessaire. Les suites bureautiques sont donc un outil de communication interne à l’entreprise, cela améliore l’organisation de l’entreprise et permet de gagner en efficacité et en productivité.

X.D.