Qu'est-ce qu'un organisme de formation ? Définition et fonctionnement

Un organisme de formation est une structure, publique ou privée, qui conçoit et réalise des actions destinées à développer les compétences des personnes, le plus souvent dans le cadre de la formation professionnelle continue. Derrière cette expression administrative se cache une grande diversité d'acteurs : grands établissements publics présents dans toute la France, chambres consulaires, associations, écoles privées, cabinets de conseil, centres de formation d'apprentis ou formateurs indépendants qui travaillent seuls. Tous partagent pourtant un même cadre juridique, fixé par le Code du travail, qui leur impose de déclarer leur activité, de respecter des obligations précises envers leurs stagiaires et, s'ils veulent accéder aux financements publics ou mutualisés, d'obtenir une certification qualité. Comprendre ce qu'est un organisme de formation aide autant le salarié ou le demandeur d'emploi qui cherche une formation fiable que l'entreprise qui veut faire monter ses équipes en compétences, ou la personne qui envisage de créer sa propre structure. Cette définition présente le statut d'organisme de formation, les principaux types de structures, leurs obligations, leur fonctionnement au quotidien et les critères pour bien choisir celui à qui confier son projet, en rappelant que les règles évoluent régulièrement et qu'il convient de les vérifier sur les sites officiels.

Qu'est-ce qu'un organisme de formation ? Définition

Au sens du Code du travail, un organisme de formation est un prestataire qui réalise des actions concourant au développement des compétences. La loi de 2018 sur la liberté de choisir son avenir professionnel a regroupé ces actions en quatre catégories : les actions de formation proprement dites, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience et les actions de formation par apprentissage. Une action de formation y est définie comme un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel, qui peut être réalisé en tout ou partie à distance ou en situation de travail. Toute personne physique ou morale qui vend de telles prestations, qu'elle en fasse son activité principale ou une activité secondaire, est considérée comme un organisme de formation et doit à ce titre se déclarer auprès de l'administration. Ce statut ne dépend donc ni de la forme juridique (association, société, entreprise individuelle, établissement public), ni de la taille de la structure : un consultant qui anime quelques sessions par an pour des entreprises relève des mêmes règles de base qu'un grand réseau national, même si les exigences de qualité et de contrôle s'appliquent avec plus ou moins d'ampleur selon les financements sollicités.

Organisme de formation, centre de formation, école : quelles nuances ?

Dans le langage courant, les expressions organisme de formation, centre de formation, institut ou école sont souvent employées comme synonymes, mais elles ne se recouvrent pas exactement. « Organisme de formation » est le terme juridique, celui qu'utilisent l'administration et les financeurs, qui renvoie au statut de prestataire déclaré. « Centre de formation » désigne plutôt un lieu ou une unité où se déroulent les formations, et un même organisme peut en gérer plusieurs. Les écoles et établissements d'enseignement supérieur relèvent principalement de la formation initiale, mais beaucoup d'entre eux ont aussi une activité de formation continue, pour laquelle ils sont considérés comme des organismes de formation. Les centres de formation d'apprentis sont eux-mêmes, depuis la réforme de 2018, des organismes de formation soumis à des règles spécifiques. On distingue enfin l'organisme de formation du simple organisateur d'événements ou de conférences : une réunion d'information ou un salon ne constitue pas une action de formation, faute d'objectifs pédagogiques, de programme et d'évaluation des acquis. Ces nuances ont des conséquences concrètes, puisque seule une action de formation réalisée par un organisme déclaré, et le cas échéant certifié, peut être prise en charge par les dispositifs de financement de la formation professionnelle.

Quels sont les différents types d'organismes de formation ?

Le paysage des organismes de formation en France compte plusieurs dizaines de milliers de structures déclarées, d'une très grande hétérogénéité. Le secteur public et parapublic regroupe des acteurs historiques : l'Afpa, agence nationale pour la formation professionnelle des adultes devenue établissement public, les GRETA de l'Éducation nationale, qui organisent la formation continue des adultes dans les lycées, le Conservatoire national des arts et métiers, les universités au travers de leurs services de formation continue, ou encore les chambres de commerce et d'industrie et les chambres de métiers et de l'artisanat. Le secteur associatif, très présent dans l'insertion, le social, le sanitaire et l'éducation populaire, propose souvent des formations ancrées dans les territoires. Le secteur privé lucratif est de loin le plus nombreux : grandes écoles de commerce et d'ingénieurs, réseaux nationaux spécialisés (langues, informatique, management, sécurité), cabinets de conseil et une multitude de petites structures et de formateurs indépendants, qui exercent souvent seuls dans un domaine d'expertise. Certaines entreprises ont aussi créé leur propre organisme, parfois appelé académie ou université d'entreprise, pour former leurs salariés. Le tableau ci-dessous résume ces grandes familles, sans prétendre à l'exhaustivité.

Quelles sont les obligations d'un organisme de formation ?

Exercer comme organisme de formation implique de respecter plusieurs obligations. La première est la déclaration d'activité, à effectuer auprès des services régionaux de l'État chargés de l'emploi dans les mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation : elle donne lieu à l'attribution d'un numéro de déclaration d'activité, qui doit figurer sur les documents contractuels. Ce numéro ne vaut ni agrément ni label de qualité, contrairement à ce que laissent parfois entendre certaines publicités. L'organisme doit ensuite transmettre chaque année un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, faute de quoi sa déclaration peut devenir caduque. Il doit établir un programme écrit pour chaque action, conclure une convention avec l'entreprise ou un contrat avec la personne qui finance elle-même sa formation, en respectant dans ce dernier cas un délai de rétractation, et remettre à l'issue un document attestant la réalisation de l'action. Un règlement intérieur, applicable aux stagiaires, est obligatoire et précise notamment les règles d'hygiène, de sécurité et de discipline. L'organisme doit enfin pouvoir justifier des titres et qualités de ses formateurs et se soumettre aux contrôles de l'administration, qui vérifie la réalité des actions et l'usage des fonds de la formation professionnelle.

La certification Qualiopi, gage de qualité

Depuis le 1er janvier 2022, un organisme de formation qui souhaite que ses actions soient financées par des fonds publics ou mutualisés (opérateurs de compétences, compte personnel de formation, France Travail, État, régions, Caisse des dépôts) doit être titulaire de la certification Qualiopi. Cette marque de certification a remplacé l'ancien référencement Datadock, qui n'a plus cours. Elle est délivrée, après un audit, par un organisme certificateur accrédité, sur la base d'un référentiel national qui comprend sept critères et une trentaine d'indicateurs : information du public, conception des prestations adaptées aux bénéficiaires, accueil et accompagnement des stagiaires, moyens pédagogiques et techniques, qualification des intervenants, inscription dans l'environnement professionnel et recueil des appréciations pour une amélioration continue. Certains indicateurs ne concernent que des types d'actions particuliers, comme l'apprentissage ou la VAE. La certification est accordée pour une durée limitée, avec un audit de surveillance intermédiaire puis un audit de renouvellement. Un organisme qui ne vend ses formations qu'à des entreprises payant sur leurs fonds propres n'est pas tenu d'être certifié, mais beaucoup le deviennent quand même, car Qualiopi est devenu un repère de sérieux pour les clients comme pour les stagiaires.

Comment fonctionne un organisme de formation au quotidien ?

L'activité d'un organisme de formation s'organise autour d'un cycle qui va de l'analyse du besoin à l'évaluation des résultats. Tout commence par l'échange avec le client, entreprise ou particulier, pour comprendre ses attentes et le niveau des futurs stagiaires. L'organisme propose ensuite une action existante de son catalogue ou conçoit une formation sur mesure, en précisant les objectifs, le programme, la durée, les méthodes et les modalités d'évaluation. Les formations peuvent se dérouler en présentiel, à distance, en format hybride ou en situation de travail, et elles sont dites intra-entreprise lorsqu'elles réunissent les salariés d'une seule entreprise, ou inter-entreprises lorsqu'elles mélangent des participants venus d'horizons différents. Le financement dépend du public : plan de développement des compétences de l'entreprise, prise en charge par l'opérateur de compétences, compte personnel de formation pour les actions éligibles, aides de France Travail pour les demandeurs d'emploi, programmes régionaux ou financement personnel. Chaque session donne lieu à un suivi administratif rigoureux (convocations, feuilles d'émargement ou preuves de connexion, évaluations, attestations), indispensable pour justifier la réalisation de l'action auprès des financeurs. Le schéma ci-dessous montre la place de l'organisme entre l'apprenant, l'employeur et le financeur.

Les métiers d'un organisme de formation

Faire vivre un organisme de formation mobilise plusieurs métiers, qu'une petite structure concentre parfois sur une seule personne. Le formateur anime les séances, adapte son discours au groupe et évalue les acquis ; il peut être salarié, vacataire ou indépendant, et doit pouvoir justifier de compétences dans son domaine et en pédagogie. L'ingénieur pédagogique, ou concepteur de formation, analyse les besoins, construit les parcours, choisit les méthodes et produit les supports, de plus en plus souvent numériques. Le responsable pédagogique veille à la cohérence de l'offre et à la qualité des interventions, tandis que l'assistant de formation ou le chargé de gestion administrative s'occupe des inscriptions, des conventions, des convocations et des dossiers de financement, une tâche lourde et décisive pour la trésorerie de la structure. Le conseiller en formation ou le commercial va à la rencontre des entreprises et des particuliers pour comprendre leurs besoins et leur proposer des solutions. Un référent handicap doit enfin être identifié pour adapter l'accueil des personnes en situation de handicap, et un référent qualité suit le respect des exigences de certification. Cette diversité de métiers explique pourquoi la qualité d'un organisme ne se résume pas à celle de ses formateurs.

Comment choisir un organisme de formation ?

Face à une offre pléthorique, choisir le bon organisme de formation demande un peu de méthode. Il faut d'abord vérifier les bases : existence d'un numéro de déclaration d'activité, certification Qualiopi si l'on compte mobiliser un financement public ou mutualisé, et, pour une formation certifiante, enregistrement de la certification visée au Répertoire national des certifications professionnelles ou au Répertoire spécifique, ce que permet la consultation des bases officielles. Le programme doit être précis, avec des objectifs clairs, des prérequis, une durée, des méthodes et des modalités d'évaluation détaillées, et l'organisme doit pouvoir communiquer ses résultats, comme les taux de satisfaction ou de réussite, ainsi que le profil des formateurs. Il est prudent de se méfier des démarchages insistants, notamment par téléphone, promettant une formation gratuite grâce au compte personnel de formation : ces pratiques ont donné lieu à de nombreuses fraudes et sont désormais encadrées. Enfin, le format doit correspondre au besoin : une entreprise qui veut former un ou deux salariés sur un sujet courant trouvera souvent son compte dans une formation inter-entreprises, qui mutualise les coûts et favorise les échanges entre participants, alors qu'un projet propre à une équipe justifiera plutôt une action conçue sur mesure.