Même avec une très bonne stratégie, d’excellentes technologies, une conception de produits de haute qualité, cela se traduit en profit seulement si les salariés de l’entreprise font fonctionner l’organisation. Cela suppose donc qu’ils soient rétribués pour le travail accompli. Ainsi la gestion de la paie est importante dans toute entreprise, puisque les salariés doivent être rémunérés au montant et au jour prévu.
L’importance de la gestion de paie en entreprise
La gestion de paie est obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient des salariés. Elle peut être définie comme une organisation interne relative à la rémunération des salariés et de la prise en compte des particularités liées à la législation à appliquer.
La paie est soumise en permanence aux évolutions du cadre conventionnel et réglementaire. Les entreprises doivent donc assurer une veille légale.
Si vous souhaitez améliorer vos compétences en gestion de paie vous pouvez bénéficier de formations dispensées par des entreprises spécialisées un peu partout sur le territoire français. Généralement, vous trouverez des professions libérales indépendantes qui pourront également vous accompagner sur le sujet.
Il est important d’avoir une gestion de paie performante, car si des erreurs sont commises lors de l’établissement de la paie, cela peut entrainer des sanctions lors des contrôles URSSAF, mais aussi des contentieux prud’homaux lors de litiges avec un collaborateur.
Le service comptable et la direction des ressources humaines sont généralement co-responsables de la gestion de paie. Ils sont en charge d’organiser les modalités de rémunération des employés et de réaliser les calculs budgétaires des cotisations patronales et salariales par rapport à cette rémunération.
La gestion de paie est donc un aspect important de l’administration des salariés, de plus elle assure le suivi des charges patronales et salariales sur les rémunérations. Le bulletin de paie matérialise la relation entre le salarié et l’employeur, c’est un document obligatoire qui doit respecter certaines règles.
Quels outils et externalisation de la gestion de paie ?
Si la gestion de paie est une activité interne à l’entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel de paie, c’est un outil informatique pour vous permettre de gérer la paie de façon simplifiée et automatisée pour établir une fiche de paie conforme.
Les logiciels de paie ont de nombreux avantages, ils permettent tout d’abord d’optimiser le temps de travail du gestionnaire de paie, de plus les mises à jour concernant les règles conventionnelles et sociales sont automatiques. Un autre avantage concerne le transfert des écritures vers la comptabilité. Avec ces logiciels, les déclarations telles que la déclaration sociale nominative (DSN) ainsi que les calculs de paie se font automatiquement.
Vous pouvez également décider de confier à un prestataire externe la prise en charge totale ou partielle de l’exploitation de la paie, on parle alors d’externalisation de la paie.
On peut distinguer trois niveaux d’externalisation de la paie, l’entreprise détermine le niveau qui lui est adapté.
Tout d’abord il y a l’infogérance, c’est-à-dire l’externalisation des moyens informatique que ce soit le matériel ou l’hébergement par exemple. Puis il y a la co-production c’est l’externalisation de la maintenance qu’elle soit conventionnelle ou légale. Mais dans ce cas l’entreprise est toujours chargée du processus de paie comme le contrôle des bulletins de paie et leur validation. Enfin il y a l’externalisation des processus, ce qui signifie l’externalisation complète de l’exploitation de la paie, elle est donc sous la responsabilité du prestataire externe à l’entreprise.
Le recours à l’externalisation peut être avantageux pour l’entreprise puisque cela lui permet de se recentrer sur ses activités stratégiques, comme la gestion des rémunérations et de la masse salariale, ce qui permet donc à l’entreprise de s’affranchir des questions administratives en confiant sa paie à des experts de ce domaine. Cela évite également à l’entreprise de recruter en interne un ou plusieurs collaborateurs dédiés à cette activité.
X.D.
